Имейл с домейн: как да имате професионална поща за бизнеса

Какво е имейл с домейн

Имейл с домейн е пощенски адрес, в който след знака @ стои вашият собствен домейн, например ivan@zdravdom.bg. Той работи като всеки друг имейл: изпращате и получавате писма от телефона, компютъра или браузъра. Разликата е, че адресът носи името на вашия бизнес, а не на безплатна пощенска услуга.

Всеки адрес се състои от две части. Преди @ е името на пощенската кутия, което избирате вие: info, office, ivan. След @ е домейнът. Щом притежавате домейна, можете да създадете колкото адреса ви трябват, в рамките на плана си.

Ако все още нямате домейн, вижте Как да регистрираме домейн стъпка по стъпка. Ако искате да си припомните как домейнът се свързва с услугите, прочетете Какво е DNS и как работи.

Защо бизнесът има нужда от него

Имейлът с домейн показва, че зад писмото стои истинска фирма, и остава под ваш контрол, независимо какво се случва с конкретна безплатна услуга или служител.

Има и практическа причина. Много услуги, платформи и партньори проверяват дали имейлът на фирмата съвпада с домейна на сайта ѝ. Имейл с домейн улеснява регистрации, потвърждения и доказване, че наистина представлявате бизнеса.

Не на последно място, адресът с домейн е преносим. Ако някой ден смените хостинга или пощенската услуга, адресите остават същите, защото са свързани с домейна, а не с конкретен доставчик. Клиентите продължават да ви пишат на познатия адрес, а вие само пренасочвате MX записите към новото място.

Как работи пощата с домейн

Когато някой ви пише, неговият пощенски сървър пита DNS къде да достави писмото, а MX записът на домейна отговаря кой сървър приема пощата. Писмото стига до този сървър и се записва в съответната пощенска кутия, откъдето го четете.

Когато вие изпращате писмо, процесът е обратен: пощенската програма го предава на вашия сървър за изходяща поща, той го изпраща към сървъра на получателя, а там се проверява дали имате право да пращате от името на домейна. Тази проверка се прави чрез SPF, DKIM и DMARC, за които говорим по-долу.

Видове адреси: лични, общи, псевдоними и препращане

Не всеки адрес трябва да е отделна пощенска кутия. Освен кутии можете да използвате псевдоними и препращане, които пестят място и подреждат пощата.

Как да създадете пощенска кутия стъпка по стъпка

Пощенската кутия се създава за минути в контролния панел на хостинга: избирате име, парола и размер, и адресът е готов.

1. Влезте в контролния панел на хостинга и отворете раздела за имейл или пощенски кутии.
2. Изберете „Създаване на кутия“ и въведете името преди @, например office.
3. Задайте силна парола. Дълга, уникална, с букви, цифри и символи. Запазете я в мениджър на пароли.
4. Изберете размер на кутията, ако панелът го позволява. Оставете място за растеж.
5. Проверете MX записите. Ако домейнът и хостингът са при една фирма, те обикновено са настроени автоматично. Ако не, добавете ги по указанията на хостинга.
6. Изпратете тестово писмо от друг адрес и отговорете на него, за да проверите и двете посоки.

IMAP, POP3 и SMTP: какво означават

IMAP и POP3 са начините, по които програмата ви получава писмата, а SMTP е начинът, по който ги изпраща. При настройка на телефон или компютър ще срещнете тези три съкращения.

За почти всички днес IMAP е правилният избор. Ако четете пощата от телефона и от компютъра, IMAP поддържа едно и също състояние навсякъде: прочетено на телефона е прочетено и на компютъра, изтрито на едното място е изтрито и на другото. POP3 има смисъл само ако искате писмата да са на едно устройство и не на сървъра.

Настройка на телефон и компютър

За да добавите адреса в пощенска програма, ви трябват имейлът, паролата, адресите на сървърите за входяща и изходяща поща и портовете. Тези данни са в контролния панел на хостинга, обикновено в раздела за настройки на пощата.

Данните, които ще въведете

Имейл:              office@firma.bg
Потребителско име:  office@firma.bg
Парола:             (вашата парола)
Входяща поща:       IMAP, сървър mail.firma.bg, порт 993, SSL/TLS
Изходяща поща:      SMTP, сървър mail.firma.bg, порт 465 SSL/TLS или 587 STARTTLS
Удостоверяване:     да, със същото име и парола

Имената на сървърите в примера са илюстративни. Използвайте точно тези, които са посочени в контролния панел на вашия хостинг.

На телефона

1. Отворете настройките за пощенски акаунти и изберете добавяне на нов акаунт.
2. Изберете ръчна настройка или „Друг“ вид акаунт, ако няма автоматично разпознаване.
3. Въведете имейла, паролата и данните за IMAP и SMTP.
4. Включете SSL/TLS и запазете. Изпратете тестово писмо.

На компютъра

Повечето пощенски програми първо се опитват да открият настройките сами. Ако не успеят, изберете ръчна настройка и въведете същите данни. Винаги включвайте криптирана връзка (SSL/TLS), за да не пътуват паролата и писмата ви открито.

Уеб поща: достъп от браузъра

Уеб пощата ви позволява да четете и пишете писма директно от браузъра, без никаква настройка на програми. Удобна е, когато сте на чужд компютър или искате бърз достъп от всяко място.

Адресът на уеб пощата обикновено е посочен в контролния панел на хостинга. Влизате с пълния имейл адрес и паролата на кутията. Понеже писмата се пазят на сървъра (както при IMAP), всичко, което направите в уеб пощата, се вижда и в програмите на телефона и компютъра.

Ако влизате от чужд или общ компютър, не запазвайте паролата в браузъра и винаги излизайте от профила след работа.

Как писмата да не попадат в спам

За да стигат писмата ви до входящата кутия на получателя, домейнът трябва да има правилни записи SPF, DKIM и DMARC, а самите писма трябва да изглеждат като нормална кореспонденция.

Подробно ръководство за трите записа е следващата статия от поредицата. Освен тях спазвайте и няколко прости правила:

• Не изпращайте масови рекламни писма от обикновената си пощенска кутия. За бюлетини използвайте специализирана услуга, настроена с вашия домейн.
• Пишете ясна тема и подпис с име, фирма и телефон.
• Избягвайте писма, съставени само от картинка или само от линкове.
• Не купувайте списъци с адреси. Пишете само на хора, които са ви дали съгласие или очакват писмото ви.

Преместване на стара поща

Ако досега сте използвали безплатен адрес или пощата ви е била при друга услуга, можете да прехвърлите старите писма в новата кутия.

1. Създайте новите кутии и ги добавете в пощенската си програма чрез IMAP.
2. Добавете и стария акаунт в същата програма, също чрез IMAP.
3. Преместете папките със старите писма от стария в новия акаунт с плъзгане. Програмата ги качва на новия сървър.
4. Сменете MX записите, ако пощата на домейна се мести, и изчакайте разпространението.
5. Уведомете контактите за новия адрес и оставете стария активен за известно време с автоматичен отговор или препращане.

Някои хостинг панели предлагат и инструмент за автоматично прехвърляне от друг пощенски сървър. Ако имате много кутии и писма, попитайте поддръжката как е най-лесно.

Сигурност на пощата

Пощата е ключът към почти всичко останало, защото чрез нея се възстановяват пароли за други услуги. Затова я пазете особено внимателно.

• Силни и уникални пароли за всяка кутия. Никога една и съща парола за поща и за други сайтове.
• Криптирана връзка (SSL/TLS) във всички програми и устройства.
• Внимание с фишинг. Писмо, което иска паролата ви или „спешно плащане“, проверявайте по друг канал, например по телефона.
• Обновени устройства. Телефонът и компютърът, от които четете поща, трябва да имат последните обновления.
• Спиране на достъпа при напускане. Когато служител напусне, сменете паролата на кутията му и пренасочете писмата към колега.
• Защитен сайт. Ако пощата и сайтът са на един хостинг, поддържайте сайта обновен, защото пробив в сайта може да засегне и изпращането на поща. Включете и SSL сертификат.

Как да подредите адресите във фирмата

Изберете едно правило за личните адреси и няколко ясни общи адреса, и го спазвайте за всички служители.

Пишете адресите на латиница, с малки букви и без специални символи. Ако използвате транслитерация, спазвайте една и съща за всички, например zh за „ж“ и ts за „ц“. Правилата за транслитерация описахме в статията Как да изберем име на домейн за бизнеса.

Професионален подпис и автоматичен отговор

Добрият подпис и навременният автоматичен отговор правят всяко писмо по-полезно за получателя и спестяват излишни въпроси.

Какво да има в подписа

• Име и длъжност.
• Име на фирмата и адрес на сайта.
• Телефон за връзка.
• По желание кратък ред с работното време или с основната услуга.

Мария Иванова
Управител, Здрав дом ЕООД
zdravdom.bg  |  тел. (вашият номер)

Пазете подписа кратък и четлив и на телефон. Ако добавяте лого, проверете, че писмото не става тежко и че подписът изглежда добре и без картинки, защото някои програми ги спират по подразбиране.

Автоматичен отговор

Когато сте в отпуск или извън офиса, включете автоматичен отговор от контролния панел или от уеб пощата. В него напишете до кога отсъствате и към кого да се обръщат при спешност. Не забравяйте да го изключите, когато се върнете, и не го включвайте за общи кутии, които получават много писма, за да не отговаряте излишно на спам.

Чести проблеми и решения

Не получавам писма

Проверете MX записите на домейна, дали кутията не е пълна и дали писмата не са в папката за спам. Ако наскоро сте сменяли DNS, изчакайте разпространението.

Не мога да изпращам писма от телефона

Най-често липсва удостоверяване за SMTP или портът е грешен. Включете „Сървърът изисква удостоверяване“ и опитайте порт 465 с SSL/TLS или 587 със STARTTLS.

Писмата ми отиват в спам при получателите

Проверете дали домейнът има SPF, DKIM и DMARC записи и дали не изпращате масови писма от обикновената кутия.

Програмата иска паролата отново и отново

Паролата е сменена или е въведена грешно. Въведете я наново в настройките на акаунта. Проверете и дали потребителското име е пълният имейл адрес.

Кутията е пълна

Изтрийте стари писма с големи прикачени файлове, изпразнете кошчето и папката за спам или увеличете размера на кутията от контролния панел.

Често задавани въпроси

Обобщение

Имейлът с домейн е малка стъпка с голям ефект: изглежда професионално, вдъхва доверие и остава собственост на фирмата. Създайте кутиите в контролния панел, проверете MX записите, добавете адресите в телефона и компютъра чрез IMAP и SMTP и пазете пощата със силни пароли. В следващата статия ще настроим SPF, DKIM и DMARC, за да стигат писмата ви винаги до входящата кутия.